Politique de confidentialité

En cas de divergence entre cette traduction et la version anglaise, la version anglaise prévaut dans la mesure permise par les règles impératives de protection des consommateurs et des données.

1. Qui nous sommes

Play by Mail (« nous ») est exploité par Alien Spaces, entreprise individuelle australienne (ABN 13 996 366 428) établie à Coburg North VIC 3058, Australie, avec adresse postale PO Box 4003, Gilberton VIC 3072, Australie. Alien Spaces est le responsable du traitement des données personnelles traitées via le Service. Voir les Mentions légales pour les coordonnées complètes.

Contact confidentialité : privacy@playbymail.games.

2. Données traitées et raisons

Nous traitons uniquement ce qui est nécessaire au fonctionnement d'un service play-by-mail :

• Données de compte — e-mail, nom affiché facultatif, préférence linguistique, jetons d'authentification. Lorsque vous vous connectez avec Google, nous recevons uniquement votre adresse e-mail de Google pour identifier votre compte ; nous ne demandons ni ne stockons votre nom de profil Google, votre photo ou toute autre donnée Google. Base légale : exécution du contrat (RGPD art. 6(1)(b)).
• Éléments de jeu — feuilles de tour, personnages, factions, images envoyées, commentaires. Base légale : contrat.
• Métadonnées d'abonnement et facturation — lorsque les abonnements payants existeront : type, jeux actifs, renouvellement. Nous ne stockons pas les cartes ; le prestataire de paiement sera indiqué dans les Sous-traitants. Base légale : contrat.
• E-mails transactionnels — e-mails de vérification, notifications de feuilles de tour, messages de sécurité du compte et confirmations de préférences e-mail. Base légale : exécution du contrat (art. 6(1)(b)) pour les messages requis par votre compte, et notre intérêt légitime (art. 6(1)(f)) à confirmer les choix de consentement que vous effectuez. Les e-mails transactionnels ne sont pas opt-in / opt-out : ils font partie du Service.
• E-mails marketing — annonces de parties ouvertes et nouveautés produit. Nous ne les envoyons que si vous avez explicitement opté pour leur réception (à la première connexion, sur Compte → Notifications, ou via l'onglet Confidentialité). Base légale : consentement (art. 6(1)(a)). Chaque opt-in est enregistré avec la version de la politique de confidentialité que vous avez vue au moment du consentement. Nous envoyons un e-mail de confirmation à chaque opt-in ; cet e-mail et chaque message marketing ultérieur contiennent un lien de désabonnement en un clic (RFC 8058) qui vous permet de retirer votre consentement sans vous connecter. Vous pouvez également retirer votre consentement à tout moment depuis Compte → Notifications ou Compte → Confidentialité.
• Journaux serveur/application — en production, e-mails complets et jetons sont expurgés ; des hashes/troncatures restent pour corrélation. Base légale : intérêt légitime de fonctionnement et sécurité (art. 6(1)(f)).
• Preuves de consentement et d'acceptation — version acceptée et date. Base légale : art. 7(1).

Nous n'utilisons pas votre contenu de jeu pour la publicité et ne vendons pas de données personnelles.

3. Lecture assistée par IA

Nous utilisons des modèles de vision et de texte pour extraire les ordres manuscrits de feuilles de tour scannées et les convertir en actions structurées.

• Images et texte extrait sont envoyés à notre sous-traitant IA (actuellement OpenAI) avec le contexte minimal nécessaire.
• Votre contenu n'est pas utilisé pour entraîner des modèles tiers ; les conditions API l'interdisent.
• Une analyse d'impact (DPIA) est en préparation.

4. Transferts internationaux

Alien Spaces est établi en Australie. Vos données sont donc transférées vers l'Australie pour stockage et traitement. L'Australie ne bénéficie pas actuellement d'une décision d'adéquation de l'UE. Pour les personnes dans l'UE, l'EEE ou le Royaume-Uni, nous nous fondons sur le consentement explicite de l'article 49(1)(a) RGPD / UK GDPR : en créant un compte auprès d'un opérateur australien clairement identifié, vous consentez à ce transfert. Vous pouvez retirer ce consentement en supprimant votre compte.

Les transferts ultérieurs vers des sous-traitants hors Australie (par exemple OpenAI ou Heroku aux États-Unis) sont protégés par des Clauses contractuelles types et, le cas échéant, des certifications EU-US Data Privacy Framework.

5. Conservation

Les durées s'appliquent aux systèmes actifs. Les sauvegardes tournent dans la fenêtre indiquée ; les suppressions sont effectuées sur les données actives et les copies restantes expirent naturellement.

6. Vos droits

Au titre du RGPD et du UK GDPR, vous pouvez demander accès, rectification, effacement, portabilité, opposition à certains traitements et réclamation auprès de votre autorité locale.

Vous pouvez exercer vous-même les droits d'accès (art. 15), de portabilité (art. 20) et d'effacement (art. 17) depuis Compte → Confidentialité dans l'application. Vous pouvez :

• Télécharger mes données — recevoir un paquet JSON lisible par machine contenant toutes les catégories de données personnelles que nous détenons à votre sujet, y compris le contenu complet de chaque document juridique que vous avez accepté.
• Supprimer mon compte — effacer définitivement votre compte, libérer toutes les places de jeu que vous occupez et retirer vos données personnelles de notre base de données active.

Si vous ne pouvez pas utiliser les contrôles intégrés — par exemple parce que vous n'avez plus accès à l'adresse e-mail enregistrée — écrivez à privacy@playbymail.games. Nous répondons à toute demande dans un mois calendaire, prorogeable à trois mois pour les demandes complexes après notification écrite. Après la suppression de votre compte, vos données peuvent subsister dans des sauvegardes chiffrées pendant 30 jours au maximum avant d'être réécrites dans la rotation normale ; au-delà, vos données ne sont plus présentes dans aucun système que nous exploitons.

Si vous quittez un jeu ou supprimez votre compte, nous ne modifions pas les feuilles de tour d'autres joueurs qui mentionneraient incidemment votre personnage ; après suppression, ces références ne sont plus rattachables à vous comme personne physique. Pour une revue spécifique, contactez privacy@playbymail.games.

7. Sécurité

• Jetons de session hachés HMAC avec expiration glissante de 15 minutes.
• Pas de mots de passe ; authentification par codes de vérification par e-mail de courte durée, ou optionnellement via Connexion avec Google (OAuth 2.0). Lorsque vous utilisez Connexion avec Google, l'authentification est déléguée à Google ; nous vérifions le jeton d'identité côté serveur à l'aide des clés publiques de Google et ne stockons jamais vos identifiants Google.
• Journaux de production expurgés des e-mails complets et jetons.
• Accès managers/designers aux données identifiantes limité au nécessaire et auditable.

8. Enfants

Le Service s'adresse aux adultes. Nous ne collectons pas sciemment de données d'enfants de moins de 16 ans. Si vous pensez qu'un enfant a créé un compte, écrivez à privacy@playbymail.games et nous le supprimerons.

9. Modifications

Les modifications matérielles déclenchent un nouveau consentement à la connexion suivante. La version et la date acceptées sont enregistrées ; les versions historiques restent disponibles par ID de document.

10. Gouvernance et transparence

Cette politique est rédigée en Markdown dans le dépôt de code source du projet. Chaque modification est suivie en contrôle de version. GitHub et GitLab sont listés comme sous-traitants du flux documentaire, bien qu'ils ne traitent pas les données personnelles des utilisateurs finaux.