Informativa sulla privacy

In caso di divergenza tra questa traduzione e la versione inglese, prevale la versione inglese nella misura consentita dalle norme inderogabili in materia di protezione dei consumatori e dei dati.

1. Chi siamo

Play by Mail ("noi") è gestito da Alien Spaces, impresa individuale australiana (ABN 13 996 366 428) stabilita a Coburg North VIC 3058, Australia, con indirizzo postale PO Box 4003, Gilberton VIC 3072, Australia. Alien Spaces è il titolare del trattamento dei dati personali trattati tramite il Servizio. Le Note legali contengono i dettagli completi.

Contatto privacy: privacy@playbymail.games.

2. Quali dati trattiamo e perché

Trattiamo solo ciò che serve per gestire un servizio play-by-mail:

• Dati account — email, nome visualizzato opzionale, lingua, token di autenticazione. Quando accedi con Google, riceviamo da Google solo il tuo indirizzo email per identificare il tuo account; non richiediamo né memorizziamo il tuo nome profilo Google, la foto o altri dati di Google. Base giuridica: contratto (GDPR art. 6(1)(b)).
• Artefatti di gioco — schede turno, personaggi, fazioni, immagini caricate, feedback. Base giuridica: contratto.
• Metadati abbonamento/fatturazione — quando saranno offerti abbonamenti a pagamento: tipo, giochi attivi, rinnovo. Non conserviamo carte; il processore sarà indicato nei Sub-responsabili. Base giuridica: contratto.
• Email transazionali — email di verifica, notifiche di consegna delle schede turno, messaggi di sicurezza dell'account e conferme delle preferenze email. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6(1)(b)) per i messaggi richiesti dal tuo account, e nostro interesse legittimo (art. 6(1)(f)) nel confermare le scelte di consenso che effettui. Le email transazionali non sono opt-in / opt-out: fanno parte del Servizio.
• Email marketing — annunci di partite aperte e novità di prodotto. Le inviamo solo se hai esplicitamente prestato il consenso (al primo accesso, in Account → Notifiche, o nella scheda Privacy). Base giuridica: consenso (art. 6(1)(a)). Ogni opt-in viene registrato insieme alla versione dell'informativa che hai visto al momento del consenso. Inviamo un'email di conferma a ogni opt-in; quella email e ogni successiva email di marketing contengono un link di disiscrizione in un clic (RFC 8058) per revocare il consenso senza accedere. Puoi anche revocare il consenso in qualsiasi momento da Account → Notifiche o Account → Privacy.
• Log server/applicazione — in produzione email complete e token sono oscurati; hash e token troncati restano per correlazione. Base giuridica: interesse legittimo a funzionamento e sicurezza (art. 6(1)(f)).
• Registri di consenso/accettazione — quale versione è stata accettata e quando. Base giuridica: art. 7(1).

Non usiamo i contenuti di gioco per pubblicità e non vendiamo dati personali.

3. Scansione assistita da IA

Usiamo modelli di visione e testo per estrarre ordini manoscritti da schede turno scansionate e convertirli in azioni strutturate.

• Immagini e testo estratto sono inviati al nostro sub-responsabile IA (attualmente OpenAI) con il minimo contesto necessario.
• I contenuti non sono usati per addestrare modelli di terzi; i termini API lo vietano.
• Una DPIA per questa attività è in preparazione.

4. Trasferimenti internazionali

Alien Spaces è stabilita in Australia. I vostri dati sono quindi trasferiti in Australia per archiviazione e trattamento. L'Australia non ha attualmente una decisione di adeguatezza UE. Per residenti UE/SEE/Regno Unito ci basiamo sul consenso esplicito dell'art. 49(1)(a) GDPR / UK GDPR: creando un account con un operatore australiano chiaramente identificato, acconsentite al trasferimento per gli scopi descritti. Potete revocarlo eliminando l'account.

I trasferimenti successivi verso sub-responsabili fuori dall'Australia (ad esempio OpenAI o Heroku negli Stati Uniti) sono protetti da Clausole contrattuali standard e, ove applicabile, certificazioni EU-US Data Privacy Framework.

5. Conservazione

I periodi si applicano ai sistemi live. Le richieste di cancellazione agiscono sui dati live; le copie residue escono naturalmente dai backup.

6. I vostri diritti

Ai sensi del GDPR e UK GDPR potete chiedere accesso, rettifica, cancellazione, portabilità, opposizione a determinati trattamenti e reclamo all'autorità locale.

Potete esercitare i diritti di accesso (art. 15), portabilità (art. 20) e cancellazione (art. 17) direttamente da Account → Privacy all'interno dell'applicazione. Da lì potete:

• Scaricare i miei dati — ricevere un pacchetto JSON leggibile da una macchina con tutte le categorie di dati personali che conserviamo su di voi, incluso il contenuto completo di ogni documento legale che avete accettato.
• Eliminare il mio account — cancellare definitivamente l'account, liberare tutti i posti di gioco che occupate e rimuovere i vostri dati personali dal nostro database attivo.

Se non potete usare i controlli nell'app — ad esempio perché avete perso l'accesso all'indirizzo e-mail registrato — scrivete a privacy@playbymail.games. Rispondiamo entro un mese di calendario, prorogabile a tre mesi per richieste complesse previa notifica scritta. Dopo la cancellazione dell'account, i vostri dati possono persistere nei backup cifrati del database fino a 30 giorni prima di essere completamente sovrascritti nella normale rotazione; superato tale termine i vostri dati non sono più presenti in alcun sistema da noi gestito.

Quando lasciate un gioco o cancellate l'account, non modifichiamo le schede turno di altri giocatori che citino incidentalmente il vostro personaggio; dopo la cancellazione non sono più collegabili a voi come persona fisica. Per una revisione specifica, contattate privacy@playbymail.games.

7. Sicurezza

• Token di sessione con hash HMAC e scadenza mobile di 15 minuti.
• Nessuna password; accesso tramite codici di verifica email di breve durata, o opzionalmente tramite Accesso con Google (OAuth 2.0). Quando utilizzi Accesso con Google, l'autenticazione viene delegata a Google; verifichiamo il token di identità lato server utilizzando le chiavi pubbliche di Google e non memorizziamo mai le tue credenziali Google.
• Log di produzione oscurati da email complete e token.
• Accesso di manager/designer a dati identificativi limitato al necessario e auditabile.

8. Minori

Il Servizio è destinato ad adulti. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori di 16 anni. Se ritenete che un minore abbia creato un account, scrivete a privacy@playbymail.games e lo rimuoveremo.

9. Modifiche

Le modifiche materiali attivano un nuovo consenso al login successivo. Versione e data accettate sono registrate; le versioni storiche restano disponibili tramite ID documento.

10. Governance e trasparenza

Questa informativa è redatta in Markdown nel repository del codice sorgente del progetto. Ogni modifica è tracciata. GitHub e GitLab sono elencati come sub-responsabili del flusso documentale, pur non trattando dati personali degli utenti finali.